اساسنامه شورای هماهنگی روابط عمومی های استان سمنان

مقدمه

با توجه به اهمیت و نقش روابط عمومی ها در تنویر افکار عمومی و پاسخگو کردن دستگاهها و ایجاد زمینه مناسب برای تبادل اطلاعات و آگاهی ها و ضرورت ارتقاء وضعیت کیفی واحدهای روابط عمومی و لزوم هماهنگی جامع و گسترده میان فعالیتهای روابط عمومی سازمانها ،ادارت، نهادها و شرکتها در هر استان ، شورای هماهنگی روابط عمومی های استان سمنان زیر نظر استانداری سمنان تشکیل می شود.

فصل یک: کلیات

ماده یک:

شورای هماهنگی روابط عمومی های استان سمنان شورایی حرفه ای - تخصصی است که با ریاست استاندار به وظایف خود عمل می کند.

ماده دو: حوزه فعالیت

حوزه فعالیت این شورا منحصر به روابط عمومی های سازمانها، ادارات کل، نهادها، شرکتها شهرداری ها، دانشگاه ها و موسسات دولتی است که در سطح استان سمنان فعالیت می نمایند.
ماده سه: اهداف

الف- دانش افزایی مدیران و کارکنان روابط عمومی های سطح استان و شهرستانهای تابعه
ب- تلاش در راستاد تقویت گفتمان نظام و تبیین و تبلیغ بهتر سیاستها برنامه ها و فعالیتهای دولت در سطح ملی استانی و شهرستانی

پ- افزایش کارآمدی روابط عمومی های سازمانهای دولتی در جهت تحکیم ارتباط میان دولت و مردم و نیز کمک به تحقق اهداف توسعه ملی

ت- نظارت ، رتبه بندی و ارتقاء جایگاه روابط عمومی ها در سازمان

ث- شناسایی نیروهای کارآمد براد پذیرش مسئولیت روابط عمومی در شهرستان ها

ج- تدوین چارچوب روشهای مناسب و هماهنگ اطلاع رسانی، نظرسنجی، ارتباطات عمومی و تبلیغات و ... با تاکید بر شیوه های نوین و یکپارچه

ماده چهار: موضوع فعالیت

موضوع فعالیت شورا، ایجاد هماهنگی میان روابط عمومی های استان در راستای اهداف عالیه دولت و ارتقاد سطح دانش کارکنان روابط عمومی از طریق برگزاری دوره ها، سمینارها و همایش های آموزشی و آشناسازی آنان با علوم و فنون جدید در حوزه روابط عمومی ها می باشد.
فصل دوم: ارکان شورای هماهنگی روابط عمومی های استان سمنان

ماده پنج : ارکان شورا

مجمع عمومی، هیات رئیسه، بازرس، خزانه دار، کمیته ها و دبیرخانه
ماده شش:

مجمع عمومی با شرکت مدیران و مسئولین روابط عمومی دستگاههای استان تشکیل می شود و همه دارای حق رای مساوی هستند.

ماده هفت:

مجمع عمومی بر دو نوع است: عادی (سالانه) و فوق العاده

الف- مجمع عمومی عادی هر سال یکبار در سه ماه اول سال از طریق اعلان عمومی تشکیل می شود.
ب- مجمع عمومی فوق العاده در مواقع ضروری با تصویب و دعوت هیات رئیسه و یا با تقاضای کتبی یک سوم اعضای مجمع به هیات رئیسه تشکیل می شود.

ماده هشت:

جلسات مجمع عادی و فوق العاده با حضور حداقل نصف اعضاء به اضافه یک نفر تشکیل می شود. برای اتخاذ تصمیم، رای موافق اکثریت مطلق اعضای حاضر ضرورت دارد.

تبصره 1 : در صورت به حد نصاب نرسیدن مجمع عادی ظرف مدت 15 روز  با دعوت مجدد از سوی هیات رئیسه مجمع برگزار شده مصاوبات آنان با اکثریت اعضا حاضر لازم الاتباع است .

ماده نه:  وظایف مجمع عمومی

الف- انتخاب اعضاد هیات رئیسه ، بازرس و خزانه دار

ب- تغییر و اصلاح مفاد اساسنامه

ج- تصویب یا اصلاح خط مشی و برنامه های کلی و سالانه مجمع در چارچوب اساسنامه
د-استماع گزارش هیات رئیسه بازرس و خزانه دار

ه- انتخاب ، عزل و قبول استعفای انفرادی و یا جمعی اعضای هیات رئیسه
ماده ده : هیات رئیسه شورا

اعضای هیات رئیسه شورا 9 نفر هستند که دو عضو آن (استاندار به عنوان رئیس شورا و مدیر کل روابط عمومی و امور بین الملل استانداری به عنوان جانشین و دبیر شورا) ثابت بوده و7 نفر باقیمانده به وسیله رای مستقیم مجمع عمومی برای مدت 2 سال انتخاب می شوند.

تبصره 2 : دبیرخانه شورا زیر نظر جانشین و دبیر شورا اداره می شود و مسئول دبیرخانه با معرفی مدیرکل روابط عمومی استانداری و با حکم استاندار از میان اعضاء هیات رئیسه و یا خارج از اعضا انتخاب می شود.

تبصره  3 : مسئول دبیرخانه شورا حق رای ندارد.

تبصره 4 : در زمان رای گیری علاوه بر7 نفر ، 2 نفر نیز به عنوان عضو علی البدل انتخاب خواهند شد که در غیاب اعضای اصلی می توانند به ترتیب تقدم آرا به عضویت هیات رئیسه درآیند.
تبصره5 :  انتخاب مجدد این افراد در دوره های بعدی نیز بلامانع است.

تبصره 6 : جلسات با حضور 7 نفر (که یکی از آنان رئیس یا نایب رییس می باشد) رسمیت یافته و مصوبات آن با تصویب اکثریت افراد  معتبر خواهد بود.

تبصره 7 : شرکت اعضا در جلسات هیات رئیسه شورا الزامی است و غیبت هر یک بدون هماهنگی با دبیر شورا ( 4جلسه متوالی و 5 جلسه متناوب) به منزله ی استعفا خواهد بود.
تبصره 8 : برگزاری و اداره جلسات از وظایف رئیس شورا است.

تبصره 9 : ابلاغ و هماهنگی در اجرای تصمیمات شورا با کمیسیون های مربوطه وظیفه دبیر شور است.ا

تبصره 10  : حضور بازرس و خزانه دار در جلسات هیات رئیسه با هماهنگی دبیرخانه و بدون حق رای بلامانع است.

تبصره 11 : هیات رئیسه، مسئولان کمیته ها را با اکثریت آرا از میان خود انتخاب می کند.

(توجه : دبیر نمی تواند کاندیدای مسئول کمسیون شود).

تبصره 12 : هیات رئیسه موظف است برای تشکیل مجمع عمومی از طریق ارسال دعوتنامه با پست، فاکس و در صورت لزوم بادرج آگهی در روزنامه های استان موضوع تشکیل مجامع و دستور جلسه را به اطلاع اعضا برساند به طوری که در هر حال از تاریخ ارسال دعوت نامه تا تشکیل مجمع حداقل 15 روز فاصله باشد.

ماده یازده : وظایف هیات رئیسه

الف- اتخاذ تصمیم در مورد امور مالی شورا

ب- تعیین مسوولان کمیته ها، مدیر مسئول و هیات تحریه نشریه یا نشریات مجمع از میان اعضای مجمع

پ- اخذ اعتبار ، قبول کمک های مالی ، حق عضویت و تامین نیازهای مالی

ت -  تعیین محل تجمعات و محل برگزاری نشست ها و سمینارها

ث- برگزاری مجمع عمومی و فوق العاده با ارسال دعوت نامه کتبی

ج- تهیه گزارش سالانه و ترازنامه برای تقدیم به مجمع عمومی

چ- تهیه و تدوین آئین نامه های مورد نیازشورا

ح- جذب نیرو براد هر یک از کمیته ها از میان اعضای مجمع عمومی بر حسب نوع تخصص کمیته ها و پیگیری فعالیت و برنامه های کمیته ها

خ- ارسال منظم صورت جلسه و ارائه گزارش سالانه از وضعیت روابط عمومی های استان به مرکز اطلاع رسانی وزارت کشور

د- بررسی و تصویب پیشنهادات واصله

ذ- تشکیل جلسات هیات رئیسه حداقل ماهی یکبار

ر- ارائه نظرات مشورتی در خصوص نصب و عزل مسئولان روابط عمومی های سطح استان

د- نظارت بر شوراهای روابط عمومی شهرستان های تابعه استان

ماده دوازده:  وظایف و اختیارا رئیس شورا

الف- سرپرستی امور اداری، مالی و اجرایی

ب- هماهنگی با اعضاء هیات رئیسه و مسئولیت حسن اجرای تصمیمات آنان

پ- تدوین پیش طرح برنامه های سالانه شورا پس از تصویب هیات رئیسه

ت-  ارتباط با مراکز علمی،اطلاع رسانی ، فرهنگی و سیاسی استان به منظور جلب همکاری و همیاری آنان در برنامه های شورا

ث- امضاء کلیه قراردادها مکاتبات و دستورالعمل ها، کارت عضویت و اسناد مالی

ج- ارائه گزارش کلیه فعالیت ها و تراز مالی به مجمع عمومی

تبصره 13 : در غیاب رئیس شورا نایب رئیس وظایف وی را بر عهده می گیرد

ماده سیزده : وظایف دبیر شورا

الف- جمع آوری اطلاعات و گزارشهایی از فعالیت کمیته ها

ب- ثبت نام کاندیداهای عضویت در هیات رئیسه ،کمیته های اجرایی و بازرس شورا

پ- انجام امور محوله از طرف هیات رئیسه

ت-  انجام تمام مکاتبات و ارسال گزارش ها

ث- مسئولیت تهیه ، ثبت و نگهداری صورت جلسات ، سوابق اعضاء، مکاتبات شورا، ارسال دعوتنامه، تشکیل جلسات هیات رئیسه و مجامع

چ- ارسال نسخه ای از گزارش مربوط به فعالیتها و تصمیمات شورای هماهنگی روابط عمومی استان به وزارت کشور

ماده چهارده: شرایط عضویت در هیات رئیسه

اعضایی که شرایط لازم و پیش بینی شده را دارا باشند با شرایط ذیل می توانند نامزد هیات رئیسه باشند:

1-   حداقل 25 سال سن

2-   دارا بودن مدرک کارشناسی با حداقل 1 سال سابقه کار در روابط عمومی یا حداقل کاردانی با 5 سال سابقه کار در روابط عمومی

ماده پانزده: شرایط لغو عضویت در هیات رئیسه

در موارد ذیل عضویت افراد هیات رئیسه لغو و اعضای علی البدل با رعایت شرایط، جایگزین می شوند.

1       - استعفای کتبی و پذیرش آن از سوی رئیس یا جانشین رئیس شورا

2       - چهار جلسه متوالی یا پنج جلسه غیبت غیر موجه متناوب در جلسات هیات رئیسه

3-   استعفا یا برکناری از مدیریت روابط عمومی محل خدمت

ماده شانزده:  بازرس و خزانه دار

مجمع عمومی هر دوره، یک نفر را به عنوان بازرس اصلی و یک نفر را به عنوان بازرس علی البدل به منظور بازرسی، نظارت بر امور شورا و ارائه گزارش به مجمع و یک نفر را به عنوان خزانه دار اصلی و یک نفر بعنوان خزانه دار علی البدل انتخاب می کند

ماده هفده: وظایف بازرس

1-     نظارت بر عملکرد مالی،  مصوبات،  تشکیل جلسات، درآمد و هزینه های شورا

2-     بررسی دفاتر مالی و ارائه نظرت خویش به هیات رئیسه ،حداقل یک ماه قبل از تشکیل مجمع عمومی سالیانه

3-     ارائه گزارش نهایی به مجمع عمومی

تبصره15 : بازرسین حق مداخله مستقیم در مسائل اجرایی شورا را ندارند.
ماده هجده: وظایف خزانه دار

خزانه دار شورا مسئولیت امور مالی ،ثبت درآمدها و هزنیه ها در دفاتر قانونی، ارائه صور حسابها و تراز مالی شورا به عهده دارد.

ماده نوزده: دبیرخانه

شورای روابط عمومی دارای دبیرخانه ای است که در استانداری مستقر و زیر نظر و با مسئولیت دبیر شورا انجام وظیفه می کند

ماده بیست: درآمد شورا

درآمد شورای روابط عمومی استان از طریق  اخذ حق عضویت و کمک های معاونت امور مطبوعاتی و تبلیغاتی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی ، استانداردی،  اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان سمنان ، شهرداردی ها ،  شورای شهر،  سازمان ها، ادارات کل، شرکتها و موسسات تامین می گردد.

ماده بیست و یک:

اسناد اوراق بهادار افتتاح حساب جاری و معاملات بانکی و هر گونه اسناد و نوشته هایی که متضمن هر نوع تعهد مالی باشد. با امضاد خزانه دار و فائم مقام شورا معتبر خواهد بود.

ماده بیست و دو:

کلیه درآمدها و هزینه های شورا در دفاتر قانونی ثبت و شرح و بیلان آن در پایان سال مالی به مجمع عمومی ارائه خواهد شد.

فصل سوم: عضویت

ماده بیست و سه:

عضویت در شورا بر 2 نوع است:

الف- عضویت اصلی: شامل مدیران روابط عمومی های استان

ب- عضویت افتخاری: شامل اشخاص حقیقی و حقوقی است که به پیشبرد هدفهای انجمن علاقه مند بوده و کمک های موثر و ارزنده ای کرده باشند و کارکنان روابط عمومی ها و فارغ التحصیلان رشته علوم ارتباطات در سطح استان بدون حق رای در مجمع عمومی

تبصره15 : هیات رییسه موظف است برای همه اعضاد شورای روابط عمومی شهرستان کارت صادر نماید.

ماده بیست و چهار: شرایط عضویت

1-   ارایه معرفینامه به عنوان نماینده دستگاه از عالی ترین مقام آن دستگاه

2-   واریز حق عضویت سالیانه سازمان متبوع به حساب شورا

تبصره 16 : میزان حق عضویت سالیانه را هیات رئیسه تعیین می نماید.

تبصره17 : عضویت افتخاری اشخاص حقیقی و حقوقی که کمک های علمی آموزشی تحقیقاتی و تکنولوژیکی ارزنده ای به شورا ارائه داده باشند ، با تشخیص رئیس یا جانشین شورا عضو افتخاری محسوب می شوند و حق شرکت و اظهار نظر در مجامع را (بدون حق رای) دارند.

ماده بیست و پنج: لغو عضویت

1-   هر عضو، در هر سال که حق عضویت سالیانه را نپرداخته باشد از خدمات جانبی شورا برخوردار نخواهد شد.

2-   چنانچه حداقل 15 نفر از اعضا شورا درخواست لغو عضویت فردی به دلیل عدم رعایت روح حاکم بر اساسنامه و اهداف شورا را بنمایند ، پس از طرح موضوع در هیات رئیسه و تصویب15 نفر از اعضا اصلی عضویت وی لغو می گردد.

ماده بیست و شش: کمیته ها

شورا دارای کمیته هایی به شرح زیر خواهد بود که مسئولان هر یک از کمیته ها در اولین فرصت از میان اعضای هیات رئیسه و با تصویب هیات رئیسه انتخاب می شوند.

1- کمیته پژوهش، نوآوری و افکارسنجی:

1-1         اثرسنجی فعالیتها و برنامه های روابط عمومی

1-2 معرفی پژوهشها و نوآوردهای روابط عمومی

1-3 افکارسنجی درخصوص وظایف دستگاه های اجرایی و ارائه گزارش تحلیلی

 1-4 حمایت و همکاری در اجرای طرحهای پژوهشی دستگاههای دولتی و عمومی

1-5 همکاری در اجرای طرحهای تحقیقاتی سازمانهای بین المللی
1-6 فراخوان مقالات تحلیلی و علمی در حوزه روابط عمومی جهت درج در نشریات معتبر

1-7 تحلیل محتوای مطالب و مقالات مندرج در وسایل ارتباط جمعی
1-8 برنامه ریزی منسجم جهت دریافت و ارائه ایده های نو در حوزه روابط عمومی

1-9         نیاز سنجی از ضرورت ها و اولویت ها

2-    کمیته فرهنگی و تحقق شعار سال:

1-2         شناسایی آسیب های فرهنگی در سطح استان

2-2  اولویت بندی نیازهای فرهنگی در سطح استان

2-3 تدوین تقویم فرهنگی و برنامه ریزی برای رویدادهای خاص و ملی به صورت یکپارچه

2-4 ارائه پیشنهادات و برنامه های اجرایی در حوزه فرهنگی

2-5 تدوین برنامه ها و سیاست های فرهنگی جامع در سطح استان

2-6 برنامه ریزی برای برگزاری نمایشگاه، سمینارها، گردهمائی و جشنواره های تخصصی و عمومی

2-7 طراحی بسته های رسانه ای و فرهنگی

2-8 برگزاری تورهای فرهنگی

2-9 ارائه راهبرد و راهکارهای ترویج شعار سال

3-   کمیته تبیلغات و اطلاع رسانی:

1-3 نیازسنجی، تدوین و ابلاغ برنامه جامع اطلاع رسانی وتبلیغات با توجه به عملکرد و وظایف قانونی دستگاه ها

2-3 ایجاد بانک اطلاعاتی از ظرفیتهای تبلیغاتی و اطلاع رسانی و کارشناسی دستگاه های اجرایی
3-3 رصد و تعامل با صدا و سیما و رسانه های اصلی کشور برای برنامه ریزی و بهره مندی عادلانه دستگاه های اجرایی براساس سیاست های شورای اطلاع رسانی و ارتباطات استان
3-4 ابلاغ برنامه های اجرایی تبلیغاتی به دستگاه های اجرایی به منظور ایجاد اطلاع رسانی و تبلیغات یکپارچه

3-5 تهیه، اجرا و انتشار نشریه شورای هماهنگی روابط عمومی ها با همکاری تمامی کمیته ها و روابط عمومی دستگاه های اجرایی

3-6 تهیه و تدوین دستورالعمل های اجرایی تبلیغات و اطلاع رسانی
3-7 تدوین سناریوی اطلاع رسانی در مواقع بحران برای دستگاههای خدمت رسان
4- کمیته ارزیابی عملکرد و تعیین شاخص:

1-4 شناسایی و آسیب شناسی وضعیت موجود در حوزه روابط عمومی دستگاه ها

 2-4 تدوین وابلاغ شاخص های مطلوب در حوزه روابط عمومی

 3-4تدوین و ابلاغ شاخص های روابط عمومی خاص سازمانی

 4-4 تدوین و ابلاغ شاخص های روابط عمومی الکترونیک و هوشمند

 5-4 ارزیابی عملکرد روابط عمومی ها درچارچوب وظایف سازمانی  شاخص های پیشرو،  وظایف تدوین شده کمیته ها وشرح وظایف کلی روابط عمومی ها

6-4 داوری عملکرد دوره ای دستگاهها و معرفی برترینها در قالب جشنواره ها و...

5- کمیته آموزش:

 1-5 تدوین برنامه جامع آموزشی روابط عمومی دستگاه ها

 2-5 ایجاد زمینه مناسب برای فعالیتهای آموزشی در حوزه روابط عمومی

 3-5 برنامه ریزی جهت ارتقای سطح علمی و آگاهی مدیران دستگاه ها و کارشناسان مربوطه

 4-5 نظارت  و ارزیابی دوره های آموزشی روابط عمومی دستگاه های اجرایی

 5-5 تعامل با سایر مراکز دانشگاهی و مؤسسات  فعال در حوزه روابط عمومی در زمینه امور آموزشی

 6-5 برگزاری دوره ها و کارگروه های آموزشی در حوزه روابط عمومی

 6- کمیته اموربین الملل:

 1-6 ارتباط با مراجع بین الملل برای توانمندسازی روابط عمومی های دستگاه های اجرایی

 2-6 مطالعه تطبیقی روابط عمومی های کشورهای مختلف با روابط عمومی های دستگاه های اجرایی

 3-6 شناسایی دوره های آموزشی، مسابقات بین المللی، جشنواره ها و نمایشگاه های بین المللی و معرفی روابط عمومی های دستگاههای اجرایی

 4-6 ایجاد زمینه حضور روابط عمومی های دستگاه اجرایی در نمایشگاه ها و جشنواره های بین المللی

 5-6 انعقاد تفاهم نامه و قرارداد با نهادها و مراجع بین المللی روابط عمومی و فعالیتهای مرتبط

6-6 دعوت  ایجاد زمینه حضور مبتکرین و اساتید بین المللی حوزه روابط عمومی در برنامه های شورای هماهنگی

 7- کمیته اجرایی و امور اعضاء:

 1-7 تهیه بانک اطلاعاتی از جایگاه حقیقی و حقوقی اعضاء شورای هماهنگی روابط عمومی استان

 2-7 تعامل با دستگاههای دولتی، عمومی وخصوصی جهت دریافت خدمات  برای رفاه اعضاء

3-7 برنامه ریزی جهت ایجادتعاونی های اعضاء و صندوقهای قرض الحسنه

4-7 تشکیل پرونده و صدور کارت  شناسایی اعضاء

 5-7 تعیین حق عضویت اعضاء پس از تائید هیات رئیسه و ابلاغ آن

 6-7 مدیریت امورمالی شورا با هماهنگی خزانه دار

 7-7 انجام کلیه امور اجرایی مصوب هیات رئیسه

تبصره 18 : هیات رئیسه می تواند در صورت  لزوم در کمیته ها تغییراتی اعمال و یا کمیته جدیدی تشکیل دهد.

تبصره  19 : هیات رئیسه آئین نامه مربوط به تشکیل و نحوه فعالیتهای هر یک  از کمیته ها را تنظیم و تصویب خواهد کرد.

ماده بیست و هفت:

این اساسنامه در27 ماده و19تبصره در تاریخ                به تصویب مجمع عمومی شورای هماهنگی روابط عمومی های استان سمنان رسید و برای تایید به مراجع بالادستی ارسال می گردد .